Politique de confidentialité de Syntra

Syntra est édité par FlowOps.

Pour toute question relative à la confidentialité, à l’accès, à la rectification ou à la suppression de données, contactez FlowOps à contact@flow-ops.fr.

Lorsque vous créez et utilisez un compte Syntra, nous pouvons traiter notamment :

• nom ou identifiant d’affichage ;
• adresse e-mail ;
• mot de passe (stocké sous forme sécurisée, non lisible en clair) ;
• paramètres de compte et de profil coach ;
• informations de workspace (espace de travail) ;
• données nécessaires à l’authentification et à la session.

Syntra stocke les informations que vous choisissez d’enregistrer dans votre espace, afin de vous fournir le service. Selon votre usage, cela peut inclure :

• clients (identité et coordonnées que vous saisissez) ;
• séances et planning ;
• programmes et exercices ;
• notes et informations de suivi ;
• rappels ;
• packs / forfaits ;
• documents et médias associés à votre activité.

Syntra ne collecte pas automatiquement ces informations hors de ce que vous saisissez ou importez via les fonctionnalités de l’application.

Si vous connectez Google Calendar depuis Syntra, l’autorisation Google n’est utilisée que pour les fonctionnalités Calendar proposées par l’application, dans la limite des permissions que vous accordez.

Selon votre configuration et vos actions, Syntra peut notamment :

• afficher et synchroniser les calendriers autorisés ;
• lire et synchroniser les événements nécessaires au planning Syntra ;
• créer ou modifier les événements Calendar liés à Syntra lorsque le service le nécessite ;
• créer des informations Google Meet via Calendar lorsque vous demandez cette fonctionnalité pour une séance ;
• recevoir des notifications Calendar (webhooks) afin de déclencher une synchronisation.

Les permissions actuellement demandées portent sur la lecture de la liste des calendriers et sur les événements que vous possédez. Syntra n’accède pas à « tous » les comptes Google : seules les autorisations OAuth que vous validez pour Calendar s’appliquent.

Si vous connectez Google Drive, Syntra peut, dans le périmètre autorisé et selon vos actions :

• créer les fichiers que vous demandez d’envoyer dans Drive ;
• accéder aux fichiers que vous choisissez explicitement (notamment via Google Picker) ;
• ouvrir ou télécharger ces fichiers depuis Syntra ;
• utiliser Drive pour des documents et médias d’exercices lorsque vous activez ces fonctionnalités.

Syntra utilise le périmètre de type « fichiers de l’application » (accès limité aux fichiers créés par Syntra ou explicitement sélectionnés pour Syntra). Syntra ne demande pas un accès général à l’ensemble de votre Drive.

Les informations reçues des API Google sont utilisées uniquement pour fournir les fonctionnalités demandées par l’utilisateur dans Syntra, conformément à la présente politique et aux permissions accordées.

Via Google Calendar, Syntra peut accéder à la liste des calendriers autorisés et aux événements que le coach possède, afin de synchroniser le planning Syntra, créer ou mettre à jour les événements gérés par Syntra, et proposer Google Meet lorsque le coach utilise cette fonctionnalité. Des notifications Calendar (webhooks) peuvent déclencher une synchronisation.

Via Google Drive (périmètre fichiers de l’application), Syntra peut créer les documents ou médias que le coach choisit d’envoyer et accéder aux fichiers explicitement sélectionnés (notamment via Google Picker). Les jetons OAuth Google sont stockés chiffrés côté Syntra lorsque la configuration le permet.

Dans l’état actuel du produit, Syntra n’utilise pas les données obtenues via les API Google pour de la publicité, ni pour les vendre. Ces données ne sont pas partagées avec des tiers à des fins commerciales indépendantes du service ; elles peuvent être traitées par des sous-traitants techniques strictement nécessaires au fonctionnement (hébergement, base de données, infrastructure), dans le cadre de la fourniture de Syntra.

Les données obtenues via les API Google Workspace ne sont pas utilisées pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique généralisés ou non personnalisés.

Vous pouvez déconnecter Google Calendar et/ou Google Drive à tout moment depuis les paramètres Syntra. La déconnexion côté Syntra retire l’usage de l’intégration dans l’application ; elle ne remplace pas nécessairement une révocation globale dans votre compte Google.

The use of raw or derived user data received from Google Workspace APIs by Syntra will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Google Workspace API user data is not used to create, train, fine-tune, or improve generalized artificial intelligence or machine learning models.

Google Workspace API user data is not sold and is not used for advertising purposes.

Syntra propose une fonctionnalité de résumé IA destiné au coach (aide à la synthèse opérationnelle d’un dossier client). Cette fonctionnalité s’appuie sur une abstraction d’inférence (Cloudflare Workers AI, lorsque configurée).

Le payload envoyé au fournisseur d’IA est conçu pour exclure les données d’identification directe et certaines informations sensibles (par exemple nom complet, e-mail, téléphone, adresse, date de naissance, identifiants internes, paiements, ainsi que des champs santé / nutrition / allergies / notes sensibles listés comme exclus dans le code).

Les données Google Calendar ou Google Drive ne sont pas envoyées en tant que telles au fournisseur d’IA dans le cadre de cette fonctionnalité de résumé. Seules des informations opérationnelles minimisées issues du dossier Syntra (objectifs, habitudes non sensibles retenues, programmes, pack, séances anonymisées, rappels coach, etc.) peuvent être transmises lorsque vous déclenchez un résumé.

Le résumé généré est une aide pour le coach ; il ne constitue pas un avis médical ni un diagnostic.

Pour assurer le fonctionnement et la sécurité du service, Syntra peut traiter :

• journaux techniques et messages d’erreur ;
• dates de connexion, de synchronisation ou d’activité technique ;
• identifiants techniques (session, workspace, connexions d’intégration) ;
• métadonnées nécessaires à la sécurité et à l’exploitation.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la fourniture du service et au respect des obligations applicables. En l’absence de politique de purge automatisée publiée, la conservation suit en pratique la durée de vie du compte / workspace et les besoins opérationnels du service, sauf demande de suppression ou obligation contraire.

Syntra met en œuvre des mesures proportionnées, notamment :

• accès authentifié aux espaces protégés ;
• séparation des workspaces ;
• stockage applicatif sur PostgreSQL ;
• chiffrement des jetons d’accès Google (refresh tokens) avant stockage en base, lorsque la configuration le permet ;
• documents privés stockés hors du dossier public de l’application (stockage local configuré et/ou Google Drive selon votre usage).

Aucun système n’est parfaitement sécurisé. Malgré ces mesures, un risque résiduel demeure.

Vous pouvez demander l’accès, la rectification ou la suppression de vos données, ainsi que la fermeture de votre compte, en contactant FlowOps à contact@flow-ops.fr.

Certaines actions sont disponibles directement dans l’interface (par exemple modification de profil, déconnexion des intégrations Google). Il n’existe pas actuellement de parcours automatique complet de suppression de compte intégré à l’application ; les demandes sont traitées via le support / l’éditeur.

Cette politique peut évoluer pour refléter les évolutions du produit ou des obligations applicables. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.